Как повысить продуктивность: 15 золотых правил

Продуктивность человека – это характеристика его деятельности, показывающая, какого количества полезных результатов он добивается за определённое время. Чаще всего говорят о продуктивности, с которой человек занимается определённой работой в настоящий момент. К примеру, если кто-то с энтузиазмом взялся за уборку и делает всё очень быстро, его продуктивность высока. Если же он делает всё медленно и неохотно, то можно сказать, что он работает непродуктивно.

Синонимом слова «продуктивность» в русском языке является слово «производительность». Обычно его используют в словосочетании «производительность труда». Это характеристика деятельности, показывающая, какое количество полезной работы человек производит за единицу времени. Слова «продуктивность» и «производительность» можно считать полными синонимами, и в большинстве случаев они взаимозаменяемы (хотя не во всяком контексте такая замена уместна).

Иногда в качестве синонима называют также слово «результативность», но это неправильно. Результативность характеризует успешность деятельности, показывает, какая часть из поставленных целей была достигнута. К примеру, можно сказать: «Его результативность составляет 100%». Из этой формулировки можно заключить, что человек отлично справляется с задачами. Но остаётся неясным, насколько продуктивно он работает (высокая результативность может объясняться низкой скоростью работы).

Обычно продуктивность не связана напрямую с тем, насколько быстро человек работает, сколько усилий прикладывает и сколько времени проводит на рабочем месте. К примеру, сотрудник может приходить раньше всех коллег, а уходить из офиса последним, но если он будет постоянно пить кофе, ходить на перекуры, проверять почту и тратить время на второстепенные задачи, его продуктивность будет очень низкой. А вот тот, кто реально вовлечён в работу и с интересом решает поставленные задачи, обычно демонстрирует высокую продуктивность, даже если часто опаздывает или уходит с работы пораньше.

Почему продуктивность важна?

Конечно, и так понятно, что возможность работать быстрее и эффективнее полезна сама по себе. Она позволяет больше зарабатывать и быстрее продвигаться по карьерной лестнице, а также лучше справляться с различными бытовыми задачами. Но есть кое-что ещё. Осознание своей продуктивности делает нас счастливыми – это заложено в нашей природе. Психологи выделяют сразу три фактора, влияющих на это:

Ощущение своей полезности. Нам важно чувствовать, что наша деятельность приносит пользу. Это наполняет смыслом нашу жизнь, даёт понимание того, что наши усилия приносят правильный и востребованный результат, а наши таланты и навыки реализуются наилучшим образом.
Преодоление страха смерти. Ещё одна интересная особенность нашей психики заключается в том, что мы нуждаемся в призвании. Большинство людей не осознаёт этого и продолжает жить в состоянии поиска, поэтому скоротечность человеческой жизни их пугает. Но когда продуктивно работающий человек видит, как результаты его труда служат кому-то – это даёт ему ощущение того, что он выполняет свою жизненную миссию или хотя бы её часть.
Активация системы вознаграждения. Каждый раз, когда мы довольны результатом своей работы, активируется система внутреннего вознаграждения. Она выделяет в кровь небольшую порцию дофамина (так называемого «гормона счастья»), который даёт нам чувство радости и удовлетворения. Таким образом, чем эффективнее и результативнее мы работаем, тем больше радости и эйфории испытываем.

У третьего фактора есть ещё один плюс, связанный с главной функцией системы поощрения. Она определяет, какая деятельность является для нас полезной, и буквально вырабатывает у нас зависимость от неё, поощряя маленькими порциями «гормона счастья». Проще говоря, человек, работающий продуктивно, со временем начинает сильнее любить свою работу. Кстати, эта же система ответственна за лудоманию и прочие формы аддиктивного поведения. Но это побочный эффект, который эволюция никак не могла предусмотреть.

Признаки продуктивности

Оценить свою реальную продуктивность не так просто, и многие люди даже не задумываются о том, что могли бы существенно её повысить. Если вы хотите понять, насколько продуктивно работаете вы, обратите внимание в первую очередь на такие особенности своей деятельности как:

Объём выполненной работы. Это самый очевидный признак. Чем более продуктивно вы работаете, тем больше работы выполняете за рабочий день или смену.Важно, чтобы это был не «рывок» из последних сил, а нормальный темп, в котором вы можете работать всё время.
Качество результатов. Очевидно, что качество результатов должно быть высоким. Конечно, избыточный перфекционизм не обязателен, и всё же откровенной халтуры быть не должно. Все результаты работы должны быть полезными, соответствовать требованиям и ожиданиям.
Удовлетворённость. Невозможно работать продуктивно, не испытывая радости и удовлетворения от проделанной работы и её результатов.
Увлечённость. Продуктивнее всего работает человек, который настолько увлёкся, что вошёл в состояние потока. Он ни на что не отвлекается, не смотрит на часы и не думает о том, когда же уже закончится его рабочий день. Он просто делает свою работу, получая удовольствие от самого процесса и предвкушая удовлетворение от полученного результата.
Стремление проявлять инициативу. Во время работы обратите внимание, хочется ли сделать больше и лучше, или главное – просто выполнить задачу так, чтобы результат был принят начальством или заказчиком. Обычно высокая продуктивность подразумевает, что человек работает старательно и действительно заинтересован в том, чтобы сделать всё наилучшим образом.

Отдельно стоит отметить, что спешка или избыточные усилия не являются признаками продуктивности. Об этом должны помнить работодатели, которые требуют от сотрудников, чтобы те работали в авральных условиях. Если человек будет проводить на работе по 10 часов, скорее всего, качество и скорость его работы снизятся, а сам он быстро столкнётся эмоциональным выгоранием и полностью потеряет интерес к некогда любимому виду деятельности.

Как повысить продуктивность: 15 правил

Ставьте чёткие и понятные цели. Грамотное целеполагание – залог продуктивной работы. Только тот, кто отчётливо понимает, к чему именно он стремится, может работать эффективно и качественно, не отвлекаясь и не совершая лишних действий. Поэтому цели перед собой нужно ставить так, чтобы сразу были понятны критерии их достижения и направление, в котором нужно двигаться. Без этого даже тот, у кого есть цель, может подолгу топтаться на месте, думая, что занят полезной деятельностью.
Расставляйте приоритеты. Это важное правило, которое многие люди игнорируют. Они стараются максимально заполнять своё время делами, не задумываясь о том, что какие-то из них более важные. Но те люди, которые правильно расставляют приоритеты, обычно гораздо более продуктивны, поскольку всегда заранее решают важные задачи и не хватаются за них в последний момент, меняя на ходу все планы.
Записывайте цели и задачи. Если этого не делать, невозможно правильно расставить приоритеты и выбрать оптимальную последовательность действий. Также известно, что люди, ведущие записи, обычно лучше сосредоточены, поскольку их мысли не забиты различными делами, о которых нельзя забывать. Поэтому нужно всегда держать под рукой блокнот. Можно, конечно, воспользоваться приложением для смартфона, но практика показывает, что хороший бумажный ежедневник удобнее и эффективнее.
Используйте для записей календарь. Это правило похоже на предыдущее, но смысл здесь немного в другом. Важно, чтобы каждое дело было привязано к определённой дате. Когда у задачи есть дедлайн, который нельзя нарушать, обычно не возникает желания отложить её ради какого-то более интересного занятия. Кроме того, благодаря календарю можно быстро понимать, когда у вас есть свободное время для решения внеочередных задач. Это действительно простой способ повысить свою продуктивность.
Фильтруйте задачи. Не все цели и задачи одинаково важны, а некоторые, если присмотреться, могут оказаться вообще лишними. Поэтому каждую задачу необходимо оценивать, задавая себе два вопроса: «Стоит ли она того, чтобы её решать?» и «Должен ли её решать именно я?». Понятно, что эти вопросы уместны не во всех ситуациях, и всё же во многих случаях они позволяют повысить свою эффективность, отказавшись от лишних задач или делегировав их кому-то другому.
Избегайте невыполнимых задач. Иногда мы ставим перед собой слишком амбициозные задачи, недооценивая их сложность или переоценивая собственные способности и возможности. В итоге мы тратим слишком много сил впустую, что отрицательно сказывается не только на продуктивности, но и на самооценке. Поэтому нужно тщательно анализировать сложность задач и избегать тех, важность которых не оправдывает того количества сил и времени, что необходимо для их решения.
Не забывайте об отдыхе и перерывах. Отдыхать от работы нужно не только по вечерам и на выходных. Практика показывает, что наиболее продуктивно работают те люди, которые дробят свой рабочий день на блоки и устраивают между ними небольшие «переменки». Оптимальное соотношение времени между блоком работы и перерывом зависит от человека и от сложности задачи. Но в среднем рекомендуется работать 45 минут, после чего отдыхать 10-15 минут.
Не стремитесь к многозадачности. Некоторые полезные дела можно эффективно совмещать. К примеру, во время пробежки можно послушать подкаст или уроки английского языка. Но в большинстве случаев попытки делать несколько дел одновременно приводят к заметному снижению производительности. Человек тратить больше времени и справляется с обеими задачами хуже, чем в том случае, когда решает каждую отдельно.
Не отвлекайтесь. У каждого из нас есть масса отвлекающих факторов и так называемых «похитителей времени». Это различные мелкие дела, которые кажутся несущественными, но все вместе «пожирают» огромное количество времени. К ним можно отнести офисное общение, перекуры, переписку в корпоративном чате, проверку почты и социальных сетей, ответы на звонки и прочее. Попробуйте оградить себя от всего этого на один день, сосредоточив всё внимание на работе, и увидите, насколько сильно возрастёт ваша продуктивность.
Не копите нерешённые вопросы. Бывает так, что проблема кажется несущественной, и мы откладываем её решение на потом. Но чем дольше мы тянем и «настраиваемся» на её решение, тем более сложной она кажется. Чтобы не погрязнуть в прокрастинации, все проблемы необходимо решать своевременно, не откладывая и не накапливая их.
Не бойтесь ошибок. Данная рекомендация может показаться противоречивой, ведь выше мы уже определились, что нужно избегать задач, кажущихся слишком сложными или невыполнимыми. Это действительно так, но и в рамки загонять себя не следует. Ошибки совершают все. Именно они помогают нам лучше понимать свои способности, учиться, развиваться и совершенствовать свои навыки.
Не тратьте время впустую. У каждого человека периодически возникают ситуации, в которых сложно найти себе полезное занятие. Это может быть поездка в общественном транспорте, медленное продвижение в автомобильной пробке или ожидание в очереди. Конечно, можно воспринимать это как должное. Но только представьте, сколько времени вы потеряете таким образом за месяц или за год. А ведь можно найти способ провести это время с пользой, например, послушав аудиокнигу или подкаст.
Учитывайте биоритмы. Наверняка вы уже замечали, что в определённые часы ваша продуктивность существенно выше. Большинство людей утверждает, что лучше справляется со сложными задачами утром. У вас это может быть и другое время. В любом случае стоит планировать день так, чтобы самые ответственные задачи приходились на наиболее продуктивные часы – тогда и общая продуктивность существенно возрастёт.
Выделите время для организационных задач. Каждый день стоит выделять 30-60 минут для решения организационных вопросов. Заранее уясните, что это время нельзя тратить на работу, личные дела или отдых. Убедитесь, что никто и ничто не отвлечёт вас. Выключите телефон, уберите и закройте всё, что связано с работой, и посвятите этот час организационным вопросам, таким как планирование, уборка рабочего места, обдумывание того, как можно улучшить свои рабочие условия, какие инструменты стоит приобрести. Возможно, в вашей работе есть какие-то специфические аспекты, которые стоит хорошо обдумать и проработать – уделите это время им.
Ведите активный образ жизни. Все люди знают о пользе спорта и физической активности в целом. И всё же большинство пренебрегает этой простой возможностью улучшить своё здоровье и самочувствие. Но если вы начнёте выделять хотя бы 30 минут ежедневно на то, чтобы провести небольшую разминку или выйти на пробежку, то скоро заметите, что гораздо быстрее и лучше справляетесь со всеми задачами, особенно с теми, которые требуют сильной концентрации и умственных усилий.